هنگامی که همه‌ی مشکلات خوداشتغالی اعم از احساس تنهایی، یافتن مشتریان جدید، مدیریت زمان و غیره را حل کردید، آخرین خواسته‌ی شما مقابله با تأخیر در دریافت دستمزد است. این مسئله (تا حدی) جزء جدایی ناپذیر زندگی خوداشتغالی است، اما می‌توانید اقداماتی انجام دهید تا این مشکل را به کم‌ترین حد برسانید.

قدم اول: دلیل ضرورت صدور صورت حساب‌ها را بدانید

عادت کنید هرگاه کار مشتری را به پایان رساندید، بلافاصله صورت حساب صادر کنید، تا بتوانید جریان نقدی خود را کاملاً حفظ و درآمدتان را به خوبی مدیریت کنید. صورت حساب نیز مانند قرار داد، ثبت رسمی معامله‌ی میان شما و مشتری است. کارهای انجام شده و مبلغ درخواستی در آن ذکر می‌شود و هم چنین سند مالی مهمی برای حسابداران شماست.

به منظور کاهش تردید مشتریان و هم چنین حصول اطمینان از این که اهداف مالیاتی و مالیات بر ارزش افزوده را دنبال می‌کنید، اطلاعات زیر را به طور واضح در صورت حساب‌ها قید کنید:

  • شماره‌ی شناسایی ویژه برای هر صورت حساب
  • نام خود یا کسب و کارتان، آدرس و شماره‌ی مالیات بر ارزش افزوده در صورتی که نامتان برای آن ثبت شده
  • تاریخ صدور
  • نام (یا نام تجاری) و آدرس مشتری
  • شرح مختصر کار انجام شده یا کالای داده شده به همراه قیمت و (در صورت لزوم) مالیات بر ارزش افزوده‌ی پرداخت شده
  • چگونگی پرداخت

باید از کلیه‌ی صورت حسابها یک نسخه رونوشت نگه دارید تا بتوانید به دنبال کسانی که دیر پول پرداخت می‌کنند بروید وهم چنین در زمان رسیدگی به حسابها، اطلاعات مورد نیاز را در اختیار داشته باشید.

قدم دوم: پرداخت‌های با تأخیر را پیگیری کنید

حتی اگر همیشه، به سرعت، صورت حساب صادر می‌کنید، در مواقعی صورت حساب‌ها به موقع پرداخت نمی‌شود. اولین قدم برای به دست آوردن پولتان این است که بفهمید مشکل چیست. برای مثال، دلیلش این است:

  • یک مشکل اتفاقی اگر یک پرداخت کننده‌ی خوش قول سابق یک دفعه به موقع پول پرداخت نکند، یک ایمیل فوری برای او بفرستید یا به او تلفن کنید و علت را جویا شوید. ممکن است صورت حساب به دست او نرسیده باشد؛ به همین سادگی (که در این حالت می‌توانید دوباره آن را ارسال کنید)، کسی در قسمت حسابداری آن را گم کرده یا ناگهان از آن جا رفته باشد و غیره. در بیش‌تر مواقع به محض این که مشتری از مشکل با خبر شود می‌تواند به سرعت آن را حل کند؛ بنابراین، در تماس بودن امری ضروری است.
  • متخلفان همیشگی اگر به دنبال کار هستید و از این که چه قدر آسان آن را به دست آوردید شگفت زده‌اید، فقط کمی پس از آن می‌فهمید که چرا: تأمین کننده‌ی قبلی مشتری‌تان بعد از کابوس‌های بسیاری که برای دریافت پول داشته او را رها کرده است. این دسته از مشتریان شگردهای به تأخیر انداختن را خوب می‌دانند و هنگامی که به دنبال آن‌ها می‌روید، وقت شما را بسیار تلف خواهند کرد. زمانی که مشتری جدید پیدا می‌کنید یکی از راه‌های کم کردن خطر بالقوه این است که اعتبار مالی آن‌ها را بررسی کنید.

هشیار باشید تا کسب و کارتان با مشکل مواجه نشود. با این حال، اگر قصد دارید امتحان کنید، می‌توانید مبلغ بیش‌تری از آن‌ها بگیرید تا هزینه اضافی دنبال کردن آن‌ها جبران شود یا شروط پرداخت بسیار سختی برای آن‌ها در نظر بگیرید.

  • صورت حساب بحث برانگیز سردرگمی یا اختلاف درباره‌ی چگونگی معامله اغلب اتفاق می افتد، اما به سادگی می‌توان از آن پیشگیری کرد. بهترین راه حل این است که حتماً قبل از شروع کار درباره‌ی همه مراحل فرایند فروش (یعنی هر درخواستی که از مشتری دارید یا تقاضای در تماس بودن با شما و گفت و گوهای متعاقب درباره‌ی دستمزد، نرخ ساعتی کار، هزینه‌ها (در صورت لزوم) زمان بندی و غیره توافق کنید. خوب است سریع خلاصه‌ای از طریق ایمیل یا نامه برای مشتریان بفرستید تا همه چیز برای دو طرف روشن باشد. برای مثال:

با سلام،

طی این نامه تأیید می‌کنم که فرصت کافی برای پذیرش ترجمه‌ی راهکارهای ویجت سازی از آلمانی به انگلیسی را دارم. اطلاع دارم که نرخ ساعتی 25 یورو است و شما تخمین می‌زنید که این کار 30 ساعت وقت خواهد گرفت. اگر زمان بیش‌تری لازم باشد به اطلاع شما خواهم رساند. در صورتی که هر کدام از نکات بالا نادرست است خواهشمندم مرا در جریان بگذارید.

منتظر دریافت پیام شما هستم!

با بهترین آرزوها

سام ناتون

اگر از ابتدا، درباره‌ی این اطلاعات شفاف عمل نکنید یا موافقت خود را نشان ندهید، ممکن است مجبور شوید با پرداخت کنندگان ناراضی چانه بزنید و خطر ضربه‌ی مالی را به جان بخرید. اگر مطمئن هستید که دلیل محکمی دارید، اما مشتری تغییر موضع نمی‌دهد، وقت آن است که از راه قانونی اقدام کنید و با ادعای خسارت در شورای حل اختلاف پول خود را به دست آورید. تمامی مذاکرات خود را با افرادی که در پرداخت مطالبات شما تأخیر دارند، ثبت کنید تا دادگاه مطمئن شود شما راه‌های مختلفی را برای حل مشکل به کار گرفته‌اید.

  • مشتری شما در وضعیت مالی سختی قرار دارد. متأسفانه این رایج‌ترین دلیل پرداخت نکردن صورت حساب‌ها است، گرچه ممکن است مشتری آن را در پس دلایل دیگری پنهان کند. در این جا نکته‌ی کلیدی این است که پی ببرید آیا این مشکل تغییر موقت و کوتاه مدت است یا نشانه‌ی مشکلی وخیم‌تر و بزرگ‌تر. اگر مشکل کوچک است، ارزش دارد که از مشتری خود بخواهید طی مدتی توافق شده پول شما را به صورت اقساط پرداخت کند که گرچه ایده آل نیست، اما بهتر از هیچ است. باز هم تمام توافقات را به صورت کتبی تأیید کنید و هم چنین بررسی موضوع را تا زمانی که مطمئن شوید پول خود را در زمان مقرر دریافت می‌کنید، ادامه دهید.

از سوی دیگر، اگر مشکل جدی است باید با این واقعیت رو به رو شوید که ممکن است هیچ گاه پول خود را دریافت نکنید. در این حالت، اگر به سرعت و در زمان مناسب طرح دعوی کنید، اقدام از طریق دادگاه می‌تواند گزینه‌ای مناسب باشد. اگر در شروط فروش یا صورت حساب خود بندی با عنوان «استرداد موضوع معامله» ذکر شده باشد و به مشتری خود کالا داده باشید نه خدمات، ممکن است بتوانید آن‌ها را بازگردانید.

قدم سوم: مسیر قانونی را دنبال کنید

اگر تمامی راه‌ها را برای دریافت پول خود امتحان کرده و موفق نشده‌اید، در صورتی که طلب شما کمتر از 5000 پوند است، بهتر است که موضوع را در شورای حل اختلاف دنبال کنید. برای به جریان انداختن موضوع (و این که بدهکاران را بترسانید تا در نهایت پول شما را بدهند) به صورت کتبی به آن‌ها اطلاع دهید که اگر ظرف مدت هفت روز پول خود را دریافت نکنید، از راه قانون اقدام خواهید کرد. اگر این کار نتیجه بخش نبود به نزدیک‌ترین دادگاه کشوری مراجعه کنید و برای طلب خود طرح دعوی کنید. باید مبلغی را برای طرح دعوی خود بپردازید که مقدار آن وابسته به میزان طلب شما است.

اگر تصمیم ندارید که از طریق اینترنت طرح دعوی کنید، دادگاه برای شما برگ دادخواست خواهد فرستاد و شما باید درباره‌ی کسب و کار خود، کسب و کار بدهکارانتان، مقدار مورد ادعا و سوابق آن توضیحاتی بدهید. تا حد ممکن مسئله را واضح بیان کنید و ادعای خود را با تمام اطلاعات مرتبطی که می‌توانید بیابید پشتیبانی کنید.

به محض طرح دعوی، دادگاه آن را برای بدهکار می‌فرستد و زمان دریافت آن را به اطلاع شما می‌رساند. بدهکار 14 روز برای پاسخ دادن زمان دارد.

اگر بدهکار در محدوده‌ی زمانی 14 روزه پاسخ ندهد، می‌توانید از دادگاه بخواهید که رأی غیابی صادر کند و به بدهکار دستور بدهد که طلب شما را بپردازد. ممکن است بلافاصله تمامی پول مورد نظر به شما پرداخت شود که احتمالاً بهترین گزینه است، اما در عوض ممکن است به صورت قسطی پرداخت شود: اگر جریان نقدی بدهکار مشکل داشته باشد، این بهترین روش است.

متأسفانه، صدور حکم به نفع شما تضمینی برای دریافت پول نیست، پس اگر مشکلات دیگری هم دارید، از دادگاه درخواست کنید که رأی را به اجرا بگذارد (برای این کار باید هزینه بپردازید). دادگاه گزینه‌های مختلفی در این زمینه دارد: مانند ضبط اموال به جای بدهی، پرداخت پول توسط شخص سومی که به بدهکار قرض می‌دهد تا بدهی شما را بپردازد یا تحت تعقیب قرار دادن فرد ورشکسته.

قدم چهارم: انگیزه‌ی پرداخت به موقع را ایجاد کنید

این اقدام برای همه‌ی خوداشتغالان مناسب نیست، اما در برخی مواقع ارزشش را دارد به مشتریان انگیزه دهید که به موقع پول شما را پرداخت کنند (نکته‌ی کلیدی اینجاست) تا بی پول نشوید. به احتمال زیاد، این روش زمانی بیش‌ترین نتیجه را خواهد داد که کالا می‌دهید نه خدمات و روی قیمتی که به مشتری داده‌اید آن قدر سود کرده‌اید که حتی اگر تخفیف بیشتری هم بدهید هنوز سودآور است. برای مثال، فرض کنید که یکی از شروط پرداخت معمول شما 30 روزه باشد، اگر مشتریان 14 روزه مبلغ را پرداخت کنند می‌توانید 10 درصد تخفیف برای آن‌ها در نظر بگیرید. به مشتریان تفهیم کنید که این شرط پرداخت، ویژه است تا گمان نکنند در حالت عادی هم باید این چنین باشد.

اشتباهات رایج

  • صدور صورت حساب را به تأخیر می‌اندازید
    این سریع‌ترین راه ورود به عرصه‌ی متلاطم مالی است! هر چه زودتر صورت حساب را به مشتری بدهید، زودتر پول دریافت خواهید کرد؛ به همین سادگی. شمار کمی از افراد از انجام دادن امور اداری لذت می‌برند، اما در عین حال عده‌ی کمی هم از بدهکار بودن یا استطاعت نداشتن در بازپرداخت وام مسکن لذت می‌برند، پس عزم خود را جزم کنید و هر هفته یا هر ماه (بسته به نوع کاری که انجام می‌دهید) مدتی وقت بگذارید تا صورت حساب‌های خود را بررسی کنید. به یاد داشته باشید که مهلت پرداخت بر مبنای تاریخ صورت حساب است، نه تاریخی که برای مشتری کار انجام دادید.
  • نسبت به کسانی که طلب شما را دیر پرداخت می‌کنند بیش از اندازه دلسوزی می‌کنید
    گرچه ایجاد روابط خوب با مشتریان لازمه‌ی موفقیت در زندگی خود اشتغالی است، اما نباید پیگیری صورت حساب‌ها را به دلیل ترس از ناراحت کردن مشتریان به تأخیر بیندازید. در مواقعی که کسب و کار آن‌ها به راستی با مشکل مواجه است اگر دیر اقدام کنید، ممکن است هرگز پولتان را دریافت نکنید. اگر کار خود را در حد مطلوبی به پایان رسانده‌اید، قرارداد از جانب شما اجرا شده است و باید از سوی آنان هم به اجرا در آید.

راه‌های موفقیت

  • صورت حساب را بلافاصله تحویل مشتری دهید و به محض این که در پرداخت‌هایتان تأخیر به وجود آمد، مسئله را پیگیری کنید.
  • به منظور کاهش ابهام، صورت حساب‌ها را قبل از ارسال بررسی کنید، تا مطمئن شوید که تمام جزییات مربوطه ذکر شده است.
  • به جای نشستن و نگران بودن پیش قدم شوید و با مشتریانی که در پرداخت صورت حساب تأخیر داشته‌اند تماس بگیرید. ممکن است آن‌ها ندانند که پرداخت پول توسط بخش دیگر مشکل آفرین خواهد بود. به هر حال، مطمئن شوید که تمام مکاتبان خود را دنبال می‌کنید.
  • اگر خودتان در بازگرداندن پول خود موفق نشدید، شکایت خود را به دادگاه تقدیم کنید. مطمئن شوید تمام اطلاعات لازم برای طرح شکایت را در اختیار دارید.
  • قبل از آن که قرارداد کلانی را با مشتری جدید منعقد کنید، اعتبار وی را بررسی کنید.